Зачем он нужен
Чтобы ни одна договорённость не потерялась в переписке и никому не приходилось спрашивать «ну что там?».
Сейчас задачи живут в чатах, голосовых и в голове. Через два дня никто не помнит, кто что обещал и к какому часу. Бот — это общий блокнот, который не забывает и сам напоминает.
Как это выглядит в жизни:
- тебе поставили задачу — она пришла сообщением в Telegram;
- ты нажал «Взял» — тот, кто ставил, сразу это увидел;
- подходит срок — бот напомнил тебе, а не руководитель;
- сделал — нажал «Сдал», и работу принимают.
Бот — это обычный чат в Telegram. Никаких новых программ, логинов и паролей. Открывается с телефона и с компьютера, всё одно и то же.
Как начать
Три шага, одна минута. Делается один раз.
Открыть бота
В поиске Telegram набрать @eventostro_bot
или перейти по ссылке
t.me/eventostro_bot.
Внизу будет большая кнопка «Начать» — нажать её.
Проверить, что это ты
Бот покажет имя и должность и спросит, всё ли верно. Если верно — «Да». Если что-то напутано — «Это не я», и мы поправим.
Готово
Внизу экрана появятся кнопки — это твоё меню. Больше ничего настраивать не нужно.
Тогда боту не по чему тебя узнать, и вход будет по личной ссылке — её пришлёт Ислам. Ссылка срабатывает один раз и только у тебя, пересылать её никому не нужно.
Кнопки внизу экрана
Это меню. Оно всегда на месте — что бы ты ни нажал, вернуться можно им.
Три кнопки бирюзовым видят только Лина, Лия, Юля и Ислам.
Всё, что сейчас на тебе. Сверху — самое срочное.
Только то, что нужно закрыть до конца этого дня.
Ближайшая неделя — чтобы понимать, что надвигается.
Общий календарь по всем проектам сразу: когда и с кем. Свои звонки помечены.
Когда именно бот пишет и во сколько замолкает на ночь.
Пока пусто. Договоримся, какие отчёты нужны, — включим.
Короткая шпаргалка по кнопкам прямо в чате.
Кто чем занят и у кого что горит.Только руководство
Сводка по каждому проекту одним экраном.Только руководство
Подключить таблицу нового проекта к боту.Только руководство
Путь задачи
У задачи всего несколько состояний, и каждое меняется одной кнопкой. Заполнять ничего не надо.
Вот как приходит новая задача:
Статус: Новая
Срок: сегодня, 18:00
Поставил: Лина
Дальше кнопки меняются сами — бот всегда показывает только то, что сейчас можно нажать:
| Кнопка | Когда нажимать | Что произойдёт |
|---|---|---|
| ✅ Взял | Как только увидел задачу | Постановщик понимает, что задача дошла и не потерялась |
| ▶️ В работе | Когда реально сел за неё | Видно, что дело идёт, а не лежит |
| 🚧 Застрял | Что-то мешает и без чужой помощи не сдвинется | Бот спросит, что именно мешает, и передаст постановщику |
| 📤 Сдал | Работа сделана | Уходит на проверку тому, кто ставил |
Это самая полезная кнопка в боте. Подрядчик не отвечает третий день, нет данных, ждёшь чужого решения — нажми её и напиши одной строкой, что мешает. Так проблему видят сразу, а не в день сдачи.
Кнопки «Готово» у исполнителя нет, и это сделано намеренно. Работу принимает тот, кто её поставил, — он нажимает «Принять работу» или «Вернуть», если что-то надо доделать. Задача закрыта только тогда, когда её приняли.
Нажал «Сдал» — про срок этой задачи тебе больше не напишут, даже если принимать её будут ещё три дня. Твоя часть сделана, и просрочка на тебе больше не висит: в списках такая задача перестаёт быть красной. Напоминать дальше бот будет уже тому, кто должен её принять.
Как поставить задачу
Один экран, три поля. Ставить задачи могут Лина, Лия, Юля и Ислам.
Открыть приложение
В чате с ботом снизу слева кнопка «Открыть ОСТРО». Это то же приложение, только внутри Telegram — отдельно скачивать нечего.
Выбрать людей и написать, что сделать
Список команды — одним касанием. Можно отметить сразу нескольких: тогда у каждого появится своя задача с одним и тем же текстом и сроком, и каждый отчитается за себя. Дальше строка «Что сделать»: пишем по-человечески, как сказали бы вслух.
Поставить срок и отправить
Срок обязателен — без него боту не от чего считать напоминания. Кнопка «Отправить задачу», и человеку сразу приходит сообщение.
Под задачей, которую ты поставил, есть «Передать» и «Перенести». Оба прямо в чате, никуда переходить не нужно. Передашь другому — задача снова станет новой, и он получит её как свежую; прежнему исполнителю бот сообщит, что с него она снята. Сдвинешь срок — напоминания пересчитаются от новой даты, а исполнитель узнает об этом сразу, а не в день сдачи.
Звонки и созвоны
Отдельный вид записи. Звонок не нужно «брать» и «сдавать» — на него просто зовут, а бот следит, чтобы о нём не забыли.
Назначают звонки Лина и Лия. Остальным эта кнопка не показывается — не потому, что не доверяют, а потому что собирать людей должен кто-то один, иначе в календаре начнётся каша.
Если тебя позвали
Ничего нажимать не нужно. Бот напишет три раза:
| Когда | Что придёт |
|---|---|
| сразу | «Тебя позвали на звонок» — с датой, временем и списком, кто ещё будет |
| за сутки | напоминание, чтобы успеть перекроить день |
| за час | чтобы не пропустить |
Разбор площадок под НГ27
Когда: 5 сентября, 15:00
Кто: Лина, Алёна, Софья
Собрал: Лина
Единственное исключение из тихих часов, кроме просрочки. Звонок могли назначить вечером на девять утра — узнать об этом в девять утра поздно.
Если звонок назначаешь ты
В приложении рядом с «+ Задача» появится «+ Звонок». Внутри три вещи: отметить галочками, кого зовём, написать, о чём звонок, и поставить дату и время. Всё, дальше бот сам.
Через два часа после начала бот спросит тебя и Лину, закончился ли звонок:
Разбор площадок под НГ27
Начинался: 5 сентября, 15:00
Нажал «закрываем» — звонок уходит из списка. Нажал «ещё идёт» — бот спросит ещё раз через час и не будет мешать.
Когда бот пишет сам
Бот не болтливый. Он пишет только по делу — и всегда объясняет, по какому.
| Когда | Кому | О чём |
|---|---|---|
| сразу | тебе | тебе поставили задачу |
| через 2 часа | тебе | ты ещё не нажал «Взял» |
| через 8 часов | тебе и Лине | задача так и висит нетронутой |
| каждое утро, 9:00 | тебе | план на день: сначала сегодняшнее, потом ближайшие три дня и созвоны |
| за неделю до срока | тебе | первое предупреждение — чтобы успеть начать |
| за 3 дня, за 2 дня и за сутки | тебе | срок приближается |
| за 5 часов и за 1 час | тебе | последние напоминания перед сроком |
| +15 минут после срока | тебе | срок прошёл — и ещё трижды с тем же шагом |
| +1 час после срока | тебе и Лине | дальше раз в сутки, максимум три раза |
| +1,5 часа после срока | тому, кто поставил задачу | «срок прошёл — какой теперь?» с кнопками переноса |
| 3 дня после сдачи | тому, кто поставил задачу | работа сдана, а решения по ней так и нет |
| 3 дня тишины | тебе | задача взята, но ничего не происходит |
| когда позвали на звонок | тебе | дата, время и кто ещё будет |
| за сутки и за час до звонка | тебе | напоминание о созвоне |
| через 2 часа после звонка | тому, кто собрал, и Лине | «звонок закончен, закрываем?» |
| каждый день, 9:00 | ответственному | подрядчики, которые молчат дольше 5 дней |
| понедельник, 10:00 | Лине | строки таблицы, за которыми никто не закреплён |
Все сроки и все созвоны — по Самаре, это МСК+1. Раньше бот считал по Москве и показывал созвон, назначенный на 15:00, как «начало в 14:00»; теперь такого нет. Чтобы это нельзя было прочитать неправильно, рядом с каждым временем стоит пояс: «7 сентября в 18:00 (МСК+1)». В длинных списках он написан один раз в шапке — там время во всех строках одно и то же.
Строки этой таблицы про срок — «за неделю», «за час», «срок прошёл» — действуют, только пока задача у тебя. Нажал «Сдал» — они снимаются все сразу, включая уже назначенные. То же и с «нет реакции»: нажал «Взял» — повод исчез, даже если напоминание было отложено до утра.
С 22:00 до 8:00 обычные напоминания копятся и приходят утром. Исключение одно — просроченная задача: о ней бот пишет сразу, потому что именно в эти минуты решается, вспомнят о ней сегодня или она уедет на завтра.
Как отменить задачу
Удалить задачу нельзя вообще — только отменить. История остаётся, и всегда видно, что было и почему.
Кнопка 🚫 Отменить задачу есть у того, кто задачу поставил, и у Лины. У исполнителя её нет: отказаться от работы нажатием кнопки — это разговор, а не кнопка.
Отмена — единственное действие, которое бот переспрашивает:
«Собрать КП по звуку на площадку»
Если отменяет не Лина — задача не пропадает сразу. Лине приходит сообщение, и решает она:
Юля просит снять с Софьи «Собрать КП по звуку».
Причина: площадка отпала.
Пока Лина не решила, задача остаётся в работе, а у исполнителя в списке появляется пометка «просят отменить» — чтобы он зря не делал работу, которую вот-вот снимут.
Таблица подрядчиков
Бот читает вашу рабочую таблицу и следит, кто из подрядчиков подозрительно долго молчит.
Он только смотрит — как человек, заглядывающий через плечо. Ни одной ячейки он не правит и испортить её не может. Работайте в таблице ровно так, как работали.
Каждые пять минут бот перечитывает лист и берёт оттуда три вещи:
- название подрядчика;
- что с ним сейчас — «Ожидаю КП», «КП получено», «Отказ» и так далее;
- кто его ведёт — имя из колонки с ответственным.
Дальше он считает дни. Если статус не менялся дольше пяти дней, на следующее утро ответственный получает одно письмо со списком — не сто сообщений, а одно:
· Кавер-группа «Нестройные» — Ожидаю КП, 12 дней
· Шоу-балет Valery — Ожидаю ответ, 9 дней
· Василий Губочкин — Ожидаю ответ, 6 дней
Как бот понимает, кто есть кто
По имени в колонке с ответственным. К мелочам он не придирается: «Алёна» и «Алена» для него один человек, «Соня» — это Софья.
Имя подходит двоим. В команде две Насти. Если в таблице стоит просто «Настя», бот не гадает — иначе с вероятностью в половину он повесит работу не на того человека. Такие строки он показывает Лине.
Ответственный не указан. Сейчас таких строк 28. По понедельникам бот присылает Лине их список: это подрядчики, за которыми буквально никто не следит.
Новый проект — новая таблица
У каждого проекта своя таблица, и устроены они по-разному: где-то шапка в первой строке, где-то во второй, колонки в разном порядке. Бот разбирается сам — читает шапку и предлагает, что где. Лине остаётся посмотреть и нажать «Да, работаем» или поправить одну колонку. Пока она не подтвердила, бот таблицу не трогает: догадка без подтверждения хуже, чем никакой.
Кто что видит
Четыре роли. Никто не видит лишнего и не может лишнего.
| Роль | Кто это | Что может |
|---|---|---|
| Исполнитель | Алёна, Софья, Настя, Настя, Аня, Даша, Вера, Артур | Видит свои задачи, двигает их кнопками, отмечает, что застрял |
| Менеджер | Лия, Юля | Всё то же плюс: ставит задачи, видит задачи своих проектов, принимает по ним работу, просит отмену |
| Руководитель | Лина | Видит всё, принимает работу, подтверждает отмены, подключает таблицы новых проектов |
| Администратор | Ислам | Всё то же плюс настройки: люди, роли, частота напоминаний |
Вопросы и ответы
То, что спрашивают чаще всего.
Нажал не ту кнопку — что теперь?
Почти всё отыгрывается. Рано нажал «Сдал» — постановщик нажмёт «Вернуть». Отметил «Застрял», а вопрос решился — жми «Разблокировался». Не отыгрывается только отмена — поэтому она единственная переспрашивает.
Задачу поставили по ошибке не мне
Скажи тому, кто её поставил, — он поменяет исполнителя, и бот сам напишет новому. Заводить задачу заново не придётся.
Бот пишет слишком часто
Он пишет, только пока задача не сдвинулась. Нажал «Взял» — напоминания «ты не отреагировал» прекращаются. Нажал «Сдал» — прекращаются все.
Бот вообще молчит
Проверь, что чат с ботом не заблокирован и уведомления в нём не выключены. Если всё включено, а сообщений нет — напиши Исламу, это уже наша забота.
В таблице моё имя пишут иначе
Скажи Исламу, как тебя там подписывают, — бот запомнит этот вариант и будет узнавать. Так уже сделано для «Сони» и «Алены».
Чего бот пока не умеет
Не пишет в таблицу — только читает. Отчётность ещё не настроена. Задачи ставятся в приложении, а не голосовым или пересланным сообщением. Всё это можно добавить — скажите, что нужнее.
Не воюйте с ботом — напишите Исламу. Почти всё чинится в тот же день, а ваши замечания и есть то, из чего он дальше строится.